01 Bestuursverslag

We kijken op 2020 terug als een bijzonder jaar. Vanaf maart deden we ons werk onder bijzondere omstandigheden door het invallen van de coronacrisis. Want toen we in 2019 onze visie ‘Elkien, de Thuiscorporatie’ de ondertitel ‘Voel je thuis en geef thuis’ gaven, wisten we nog niet dat we er in 2020 ook ‘Blijf Thuis’ aan toe moesten voegen.

We moesten wendbaarder, innovatiever en creatiever zijn dan ooit. ‘Wat kan nog wél?’ was steeds het uitgangspunt. Veel waardering voor al onze medewerkers die vanuit thuis hun werkzaamheden hebben voortgezet. De IT-afdeling van Elkien was er klaar voor om online werken mogelijk te maken. En natuurlijk waardering voor vaklieden en collega’s in wijken en buurten die in moeilijke omstandigheden de dienstverlening van Elkien zo goed als mogelijk hebben doorgezet. Dat is niet vanzelfsprekend, dat verdient een dik compliment. 

Ondanks corona hebben we niet stil gezeten. We hebben met elkaar doorgebouwd aan de nieuwe toekomst. Daarbij hebben we dit lastige jaar vooral op elkaar kunnen bouwen. De kernwaarden van Elkien zijn: Samen, Duidelijk en Doen. Dit jaar deden we duidelijk veel samen. Hieronder volgt een terugblik op een bijzonder jaar in vogelvlucht.

Klanttevredenheid is bij Elkien goed maar kan nog veel beter. We hebben de ambitie om binnen enkele jaren te behoren tot de categorie woningcorporaties die het hoogst scoort op klanttevredenheid. Dat past bij Elkien, dat is onze drijfveer, daar gaan we voor. Hiertoe stellen we de klant centraal bij alles wat we doen. We doen dit onder het motto: ‘persoonlijk waar het moet, maximaal digitaal waar dat kan’. Dat vraagt om een omschakelijking in denken. Gelukkig is in 2020 onze digitale dienstverlening, mede dankzij corona, versneld doorontwikkeld. In no time koppelden we een chatfunctie aan het onlinekanaal. Daarnaast hebben we de webcarefunctie verder geprofessionaliseerd. Beide kanalen weten onze klanten inmiddels goed te vinden. De komende jaren gaan we door met een maximale focus op klanten én excellente ondersteuning door digitalisering.

Corona heeft bij een groep huurders gezorgd voor het wegvallen van inkomsten. Voor zo’n 350 huurders hebben we maatwerk oplossingen gerealiseerd bij betalingsproblemen of gewezen op regelingen en voorzieningen. Dat is voor de meeste huurders succesvol gebleken; betalingsachterstanden zijn beperkt gebleven. Fijn voor huurders, fijn voor ons.

Als thuiscorporatie hebben wij een belangrijke rol in Fryslân. We staan midden in de Friese samenleving. Zowel in de stad als op het platteland. Ons werk is om steeds de juiste balans te vinden tussen de vragen en behoefte van de huidige en toekomstige huurder. Wij gaan voor uitstekende klanttevredenheid voor de huidige bewoners én duurzame woningen op de juiste plek in de toekomst. Passende, toekomstbestendige woningen realiseren kan alleen door goed samen te werken met onze partners zoals gemeenten, huurdersorganisaties en bouw/onderhoudspartners. Samen werken is geen keuze meer maar een absolute noodzaak om het verschil te maken. Samen realiseren we meer.

In totaal hebben we samen met onze bouwpartners 134 nieuwbouwwoningen opgeleverd en 617 woningen verbeterd en heeft met onze onderhoudspartners € 44 miljoen aan instandhoudingsonderhoud aan de woningen plaats gevonden. Continue leren en verbeteren in ketensamenwerking is onze manier om beter, sneller en goedkoper te werken. 

In onze nieuwbouwprojecten bouwen we letterlijk aan de toekomst. Ook hierbij zorgde corona voor onverwachte uitdagingen. Zo moesten we de steigers bij het Kaatsland in Sneek afbreken en later coronaproof weer opbouwen. We organiseerden de plattegrond van een modelwoning op schaal op de vloer van een gymzaal zodat toekomstige bewoners toch een kijkje konden nemen in hun nieuwe huis. De situatie vroeg om meer creativiteit, om anders denken, maar de voldoening erna was groot.

In 2020 startten we ook met twee grote wijkvernieuwingen. We trapten af in de wijk ‘Heechterp’ in Leeuwarden. We gaan in 10 jaar tijd een nieuwe wijk realiseren die we helemaal samen met bewoners en gemeente Leeuwarden vormgeven. Participatie van bewoners, voordat er ook maar een pennenstreek op papier staat, is nieuw maar essentieel voor een goed plan.

Ook gingen we in september met de planvorming van de wijk ‘Het Eiland’ in Sneek van start. Samen met bewoners, de gemeente Súdwest-Fryslân en collega-corporatie Accolade bouwen we aan een wijk waar het prettig en betaalbaar wonen is. Tegelijkertijd wil de gemeente Súdwest-Fryslân dit moment aangrijpen om de wijk Het Eiland te verduurzamen en er een aardgasvrije wijk van maken.

En waar we volop bezig zijn met de toekomst, kwamen we soms ook het verleden tegen. Bij archeologisch onderzoek tijdens sloopwerkzaamheden aan het Cambuursterpad in Leeuwarden, kwamen bijzondere vondsten van de familie Van Cammingha bovengronds. En waar het ene tevoorschijn kwam, verdween het andere. Om ruimte te maken voor nieuwbouw moesten we het huis van de bekende Auke de Sloper slopen. Man bijt hond maakte ooit een portret van hem in de Insulindestraat in Leeuwarden, een straat met karakteristieke bewoners.

Wij werken elke dag aan betaalbare, duurzame en passende woningen voor onze huurders. Een huurwoning is voor onze bewoners hun thuis. Door samen te werken met verschillende partijen kunnen wij werken aan een plezierige, veilige en leefbare woonomgeving. 

Elkien wil zichtbaar en bereikbaar zijn en werkt stapsgewijs aan een wijk- en gebiedsgerichte organisatie met multidisciplinaire teams die onze wijken en huurders kennen. Als volgende stap hierin hebben we in drie wijken wijkcoaches aangesteld. Zij zijn het eerste aanspreekpunt in de wijk, signaleren problemen en leggen intern en extern de verbinding.

Elkien wil de thuiscorporatie zijn waar iedereen zich thuis voelt, met tevreden huurders en gelukkige medewerkers. Een corporatie met hart voor mensen. En dat we goed op weg zijn blijkt uit de beoordeling van een onafhankelijke visitatiecommissie dit jaar. Zij beoordelen hoe wij ons werk doen. We hebben de afgelopen jaren mooie stappen gezet, we hebben goede scores gerealiseerd. De overall conclusie van de commissie was: “Op vele manieren geeft Elkien invulling aan het begrip Thuiscorporatie”.

Huurders en belanghebbenden herkennen dit en hebben daar grote waardering voor. Men geeft aan dat Elkien hier verder in gaat en meer activiteiten onderneemt dan bijvoorbeeld collega-corporaties in Fryslân. En daar zijn we best trots op!

Maar Elkien zou Elkien niet zijn als we niet ook nadrukkelijk kijken naar de dingen die beter kunnen. De aanbevelingen van de visitatiecommissie zijn herkenbaar en de uitkomsten van de Aedes Benchmark van 2020 geven een duidelijke richting voor verbetering. We gaan met overtuiging en energie met deze uitkomsten aan de slag in 2021. Het kan beter, dat motiveert ons.

Elkien wil ook in de toekomst het verschil blijven maken voor onze huurders en voor Fryslân. Daarom is er urgentie om voortdurend te verbeteren en onze beschikbare middelen bewust te besteden. Elkien gaat daarom in 2021 door met een maximale inzet op klanttevredenheid in combinatie met het doorvoeren van digitalisering waar dat kan. Door standaardprocessen en situaties te digitaliseren spelen we tijd vrij die we kunnen besteden aan de huurders en situaties die wel onze persoonlijke aandacht nodig hebben.

Waar we een flinke opgave zien, hebben we tegelijkertijd te maken met een beperkte financiële polsstok. Begin 2021 houden we onze langjarige plannen tegen het licht en onderzoeken of deze passen binnen de uitgangpunten van een toekomstbestendig Elkien. Waar nodig worden huidige plannen in lijn gebracht met de financiële mogelijkheden in samenspraak met de organisatie, RvC en huurdersorganisaties.

Online werken heeft in 2020 zijn enorme mogelijkheden laten zien; tegelijk zien we dat alléén online werken geen toekomstbestendige oplossing is. Samenwerken, creativiteit en werkplezier vraagt om fysieke ontmoeting. Ná corona introduceert Elkien het nieuwe werkconcept voor kantoormedewerkers. Dat wil zeggen: ontmoeten en samenwerken op kantoor en geconcentreerd werken zoveel mogelijk thuis. We komen daarmee tegemoet aan de wens van een groot deel van onze medewerkers om flexibel te werken en dragen ook bij aan meer duurzaamheid door het beperken van reizen.

In 2020 kregen we ook te maken met het vertrek van Harro Eppinga als directeur-bestuurder van Elkien. Harro heeft in zijn periode bij Elkien succesvol gewerkt aan externe verbinding en heeft de koers vooral realistischer gemaakt.

Na zijn vertrek heeft de RvC gekozen voor een tweehoofdig bestuur. Op 1 juni 2021 mag ik mijn collega-bestuurder verwelkomen om samen met het managementteam en medewerkers vol energie te bouwen aan een Elkien, dat ook in de toekomst het verschil kan maken.

Heerenveen, 14 juni 2021

Peter van de Weg
Directeur–bestuurder

Het jaar 2020 was een bewogen jaar, waar we toch met tevredenheid op terug kijken. De Raad van Commissarissen is oprecht trots op Elkien. De Raad heeft Elkien in 2020 leren kennen als een sterke, wendbare organisatie. Tijdens de Covid-19 crisis heeft Elkien adequaat en met veel inzet en doorzettingsvermogen van de medewerkers zaken op een creatieve wijze opgepakt. Zo is er ondanks de crisis uitvoering gegeven aan het Jaarplan en resultaat behaald voor huurders. We willen dan ook onze grote waardering uitspreken naar alle medewerkers, het managementteam, directie en bestuur. De dienstverlening aan onze huurders is ‘gewoon’ door gegaan. Ook spreken wij onze waardering uit naar de ketenpartners, die het mogelijk hebben gemaakt om de woningverbeteringsprojecten en onderhoudswerkzaamheden zo veel mogelijk door te laten gaan.

Daarnaast is het vertrek van de bestuurder, Harro Eppinga, een markante gebeurtenis in 2020. Het past ons hier dan ook onze dank uit te spreken aan Harro Eppinga. Hij heeft samen met Peter van de Weg de afgelopen twee en half jaar op een nieuwe manier leiding gegeven aan Elkien. De kernwaarden Samen, Duidelijk en Doen zijn door hen omarmd en in de praktijk gebracht. Op deze plaats ook de felicitaties voor Peter van de Weg. De Raad van Commissarissen heeft het vertrouwen dat met de aanstelling van Peter van de Weg als een van de twee directeur-bestuurders Elkien een mooie toekomst tegemoet gaat.

De wendbaarheid van de organisatie heeft zich niet alleen geuit in de oplossingen voor het werken tijdens de Covid-19 crisis. De Raad van Commissarissen heeft in 2020 een aantal cruciale dossiers bij de hand gehad: 1) het vertrek van de bestuurder, de evaluatie van het bestuursmodel en de vacaturestelling; 2) het vertrek van de concerncontroller, de evaluatie van deze rol en vacaturestelling; 3) het vertrek van de huurderscommissaris en werving en benoeming nieuwe huurderscommissaris; 4) roulatie van accountant.

Nadat Harro Eppinga te kennen had gegeven per 15 oktober als bestuurder bij een andere corporatie te gaan werken, heeft de Raad van Commissarissen zich beraden over het bestuursmodel. Geconstateerd is dat het bestaande model waarbij twee directeuren gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de organisatie en waarvan één van twee ook bestuurder is, een gezonde span of attention heeft. Daarbij is voldoende aandacht voor strategische thema’s en de mogelijkheid om met de voeten in de klei te staan. Echter, dit model bleek qua governance ingewikkeld en doet onvoldoende recht aan een gelijkwaardige positionering in- en extern. Daarom heeft de Raad van Commissarissen besloten een bestuursmodel vast te stellen met twee directeur-bestuurders. De vacature van directeur-bestuurder met het profiel financieel-vastgoed is per 15 januari 2021 met Peter van de Weg ingevuld. Per 1 juni 2021 is Chantal Droste in dienst getreden als directeur-bestuurder met het profiel algemeen.

De Raad van Commissarissen hecht aan een onafhankelijke rol voor de functie van concerncontrol. Niet alleen omdat de Woningwet dit verlangt, maar juist ook om het toezicht van de Raad te kunnen verbeteren. Na het vertrek van de concerncontroller in februari van 2020, heeft de Raad daarom samen met bestuur en directie de rol van concerncontroller geëvalueerd. Vastgesteld is dat de onafhankelijkheid verbeterd kan worden door de interne positie van de concerncontroller los te zetten van het managementteam, de onafhankelijke rapportages aan de Raad (controlbrieven) te handhaven en te versterken met een jaarlijks gesprek tussen de Raad van Commissarissen en concerncontroller. De Raad is erg blij dat na een afwezigheid van een half jaar, Sandra Oude Wesselink is teruggekeerd als concerncontroller en dankt Andrew Lawton voor het interim vervullen van deze positie.

Na een zittingsperiode van 8 jaar is per 10 april 2020 Geert Pieter Vermeulen afgetreden als huurderscommissaris. Erika Hepping is bereid gevonden deze positie in te nemen. De werving en selectie heeft in samenspraak met en op voordracht van de beide huurdersorganisaties plaatsgevonden. We danken Geert Pieter Vermeulen voor zijn zeer gewaardeerde inzet de afgelopen 8 jaar en wensen Erika Hepping veel plezier en succes als lid van de Raad van Commissarissen van Elkien.

PwC is de controlerend accountant vanaf het boekjaar 2011. Een accountantsorganisatie mag maximaal tien aaneengesloten boekjaren de wettelijke controle van een OOB uitvoeren. Uitgaande van de in de Governancecode gestelde maximale termijn van 10 jaar, moest Elkien zodoende voor de controle vanaf het boekjaar 2021 een ander accountant benoemen. De Raad van Commissarissen heeft, na een selectieproces samen met het bestuur, directie, concerncontroller en manager financiën, BDO gecontracteerd als accountant voor Elkien, voor een periode van tenminste twee jaar vanaf het boekjaar 2021.

Elke vier jaar vindt de visitatie van Elkien plaats. De Raad van Commissarissen heeft na een selectieproces samen met het bestuur de opdracht aan Cognitum verschaft om de visitatie uit te voeren. De Raad is blij te kunnen constateren dat Elkien gewaardeerd wordt door haar stakeholders en een belangrijke bijdrage heeft geleverd aan de Friese volkshuisvestelijke opgave. Er ligt een mooi rapport met aanbevelingen waar we de komende jaren verbeterslagen kunnen maken. Dit, dankzij de betrokkenheid en openheid van onze stakeholders en medewerkers.

‘Iedereen verdient een thuis'. De Raad van Commissarissen omarmt dit motto en heeft geconstateerd dat de dienstverlening aan de huurder, op corona aangepaste wijze, van een goed niveau is geweest. De Raad van Commissarissen stelt vast dat Elkien in 2020 haar maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft genomen en adequaat met complexe maatschappelijke vraagstukken is omgegaan. De Raad heeft vanuit zijn klankbordrol intensief met het bestuur en huurdersorganisaties van gedachten gewisseld over de dilemma’s en oplossingsrichtingen. Zo is onder andere het complexe maatschappelijke vraagstuk rondom Nij Ylostins in IJlst is in 2020, met oog voor belangen van alle partijen opgelost.

Er wordt uitvoering gegeven aan het portefeuillebeleid. De Raad van Commissarissen heeft op een adequate wijze kunnen toezien op de investeringsbesluiten. Het vernieuwde investeringsstatuut dat door de Raad is goedgekeurd helpt in voldoende mate om de bijdrage van de investeringen aan de portefeuilledoelstellingen en de financiële doelstellingen te kunnen toetsen en risico’s in te schatten. Ook is de Raad in voldoende mate op de hoogte gehouden van de effecten van de Covid-19 crisis op de investeringen. Deze waren met name zichtbaar doordat woningverbeteringsprojecten vertraagden en niet allemaal conform planning zijn opgepakt. De Raad stelt vast dat de professionalisering van vastgoedsturing verder wordt ontwikkeld met het hanteren van de beleidsachtbaan.

De Raad heeft daarnaast kennisgenomen van en het bestuur geadviseerd in het dossier ‘Opgave en Middelen’, waarin de financiële positie van corporaties wordt afgezet tegen de maatschappelijke opgaven op de korte en lange termijn. Daar waar landelijk de opgave vertaald wordt in meer nieuwbouwwoningen, is de opgave in het Noorden juist de krimp in combinatie met de verduurzaming van woningen. De Raad ondersteunt de lobby en de actie ‘Scheef’ die in Den Haag duidelijk moet maken dat de opgave in het Noorden anders is.

In elke vergadering van de Stakeholderscommissie informeert het bestuur de leden van deze commissie over de relatie met stakeholders. Ook in de reguliere vergaderingen van de Raad van Commissarissen wordt hiervoor tijd ingeruimd. In 2020 hebben helaas geen themabijeenkomsten met stakeholders plaatsgevonden. De Covid-19 crisis was hier de beperkende factor. Wel heeft het jaarlijks overleg met de huurdersorganisaties en Ondernemingsraad digitaal plaats gevonden en hebben enkele commissarissen separaat met de huurdersorganisaties gesproken. De Raad heeft geconstateerd dat zij in voldoende mate is geïnformeerd over actuele zaken die een externe impact hebben.

Het toezicht op de financiële continuïteit van Elkien heeft in 2020 veel aandacht gekregen. De Raad heeft geconstateerd dat de financiële professionaliteit verder is toegenomen. Naast het verbeteren van het Investeringsstatuut, is ook het Fiscaal Statuut geoptimaliseerd en zijn de meerjarenbegroting en het Treasuryjaarplan van hoge kwaliteit. De Raad is daarnaast uitgebreid geïnformeerd over de fiscale positie van Elkien en de consequenties hiervan voor de financiële meerjarenbegroting. De Raad is door het bestuur uitgebreid geïnformeerd over de wijze waarop Elkien wil komen tot een toekomstbestendig bedrijfsmodel en we ook voor toekomstige generaties aan de maatschappelijke opgaven kunnen voldoen. Financiële toekomstbestendigheid gaat bij Elkien hand in hand met volkshuisvestelijke doelstellingen.

De Raad van Commissarissen is het afgelopen jaar wederom maandelijks geïnformeerd over de derivatenportefeuille en heeft haar goedkeuring verleend aan de afkoop van een drietal renteswaps voor in totaal nominaal groot € 16,5 miljoen. Daarmee is de derivatenportefeuille met liquiditeitsverplichtingen afgebouwd van € 114,5 miljoen naar € 98 miljoen. De Raad van Commissarissen stelt vast dat Elkien een passende derivatenportefeuille heeft en continue voldoet aan de stresstest op dit dossier. Elkien is compliant met de Beleidsregels derivaten zoals die door het Ministerie van Binnenlandse zaken in 2012 zijn uitgevaardigd en zijn vastgelegd in de Woningwet en het BTiV. Bij Elkien bestaat het beheersingsinstrumentarium met name uit een liquiditeitenbuffer voor margincalls en verplichtingen op breakmomenten, afgesproken signaleringsniveaus, actieve monitoring en een Plan van Aanpak Breakclausules, dat jaarlijks wordt geactualiseerd.

Het bestuur heeft de Raad van Commissarissen daarnaast uitgebreid geïnformeerd over de aangepaste richtlijn derivaten van het WSW waarbij het WSW een verklaring van de achtervangende gemeente wenst te ontvangen waaruit blijkt dat de gemeente instemt met een achtervangpositie voor leningen ter financiering van de liquiditeitenbuffer, afkoop of doorzaktransactie. 

Heerenveen, 14 juni 2021

Anne Vlaskamp
Voorzitter Raad van Commissarissen

‘Iedereen verdient een thuis’, dat is waar we ons bij Elkien hard voor maken. Huurders zijn verantwoordelijk voor hun eigen geluk en het organiseren van een thuis. Maar wij bieden de huurders daarvoor de mogelijkheden en geven hen een steuntje in de rug wanneer dat nodig is.

Met behulp van drie strategische doelen bouwen we aan dit ‘thuis’ voor onze huurders:

• de tevreden klant; alles wat we doen staat in het teken van onze huurders. Wij zijn pas tevreden als onze klant tevreden is;
• een passende woningportefeuille; we zorgen ervoor dat onze woningen én hun omgeving passen bij de woonwensen van onze huurders. Dit doen we op het gebied van betaalbaarheid, beschikbaarheid, duurzaamheid en wonen & zorg;
• een wendbare organisatie door samenwerken; we zoeken actief de samenwerking op met partners. Zo staan wij dicht bij de samenleving waarin wij werken en kunnen we inspelen op veranderingen.

Het jaar 2020 was voor eenieder van ons een bijzonder jaar. In maart kregen we allemaal te maken met de Covid-19 crisis. Dit heeft invloed gehad op de realisatie van de gestelde doelen van 2020. De crisis heeft ons geleerd om creatief in te spelen op de veranderde situatie. Dit om onze klant ook in deze bijzondere tijd goed van dienst te kunnen zijn. Met onderstaande terugblik kijken we per thema terug op de resultaten die we in 2020 hebben neergezet.

Bij Elkien staat de klant voorop. Door het uitvoeren van klanttevredenheidsmetingen krijgen we inzicht in de wensen en verwachtingen van de klant. Dit stelt ons in staat om onze dienstverlening verder te optimaliseren. Zo zetten we enquêtes uit binnen verschillende processen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de cijfers die wij in 2020 terugkregen van de klant.

De telefonische dienstverlening scoort goed maar willen we graag door ontwikkelen. We willen de klant telefonisch in één keer goed te woord staan. Zo voorkomen we dat de klant onnodig doorverbonden wordt of moet wachten. Om dit te kunnen doen is het nodig dat ons Klanten Service Center over de juiste informatie beschikt om de huurdersvraag te beantwoorden. We hebben in 2020 de meest voorkomende klantvragen in kaart gebracht en de bijbehorende informatie voor ons Klant Service Center beschikbaar gesteld.

We bieden de klant meerdere kanalen voor klantcontact. Zo kiest de klant welk kanaal het beste past. Voor de Covid-19 crisis hadden we al de ambitie om onze dienstverlening verder te digitaliseren, en zo de kanalen voor klantcontact uit te breiden. De Covid-19 crisis heeft dit proces in 2020 versneld. We hebben extra ingezet op klantcontact via de e-mail en sociale media. Ook werkten we aan het uitbreiden en het opleiden van ons webcare team. We kunnen onze klant nu ook via de chatfunctie op onze website van dienst zijn. Onze klanten weten dit kanaal al goed te vinden. Daarnaast is ons klantenpunt in Leeuwarden in 2020 verhuisd naar de Slauerhoffweg 11. Zo kunnen we de klant ook persoonlijk contact bieden.

Een andere ontwikkeling is de aanpassing van ons verhuurproces. Onze huurders kunnen vanaf nu het huurcontract, inkomensregistratieformulier en de toestemming voor automatische incasso digitaal ondertekenen. Daarnaast kan de eerste verhuurnota binnen een beveiligde omgeving betaald worden. Het voordeel van deze ontwikkeling is dat klanten vanaf nu alles vanuit huis kunnen regelen. Daarnaast is het goed voor het milieu. We besparen flink wat papier en documenten kunnen direct opgeslagen worden in het digitale klantendossier.

Tot slot zijn we in 2020 een actie gestart waarbij we alle huurders met een ontbrekend e-mailadres hebben gebeld. Dit was een goede reden om onze huurders te vragen hoe het hen verging tijdens de Covid-19 crisis, maar ook direct de klantgegevens aan te vullen. In maart startten we met 73% e-mail adressen en eind 2020 waren dit er 82%. We kunnen nu dus meer klanten digitaal bereiken.

Leefbaarheid gaat over een veilige en opgeruimde buurt. Dit draagt bij aan het thuisgevoel van onze huurders en daarmee aan de klanttevredenheid. Daarom zetten we volop in op leefbaarheid. We maken hierin onderscheid tussen individuele- en collectieve leefbaarheidsprojecten. Individuele kwesties spelen zich vaak af achter de voordeur van onze huurders. Het gaat dan om overlastsituaties, burenruzies, vervuiling, verslaving en verward gedrag. Collectieve projecten worden in overleg met de bewonerscommissies aangevraagd. Maar ook door gezamenlijke overleggen met wijkpanels, dorpsbelangen en de gemeentelijke wijkaanpak worden mooie initiatieven op het gebied van leefbaarheid gerealiseerd. Daarnaast investeren we in ons vastgoed voor het schoon, heel en veilig houden van onze woongebouwen. Bovendien wordt er aandacht besteed aan het behoud en het verfraaien van (monumentale) gevels. Onderstaand volgt een overzicht van de leefbaarheidskosten ten behoeve van deze individuele- en collectieve leefbaarheidsprojecten.

In 2020 heeft Elkien ruim 7.000 meldingen (6.000 meldingen in 2019) over leefbaarheidszaken ontvangen. Om dit aantal terug te dringen hebben we in 2020 drie wijkcoaches aangesteld. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor bewoners in de wijk. De wijkcoach signaleert problemen maar legt ook proactief contact met bewoners in de wijk. Zo weten we goed wat er speelt en kan de wijkcoach zowel intern als extern de verbinding leggen om overlast in de wijk te verminderen en de leefbaarheid te vergroten.

De bewonerscontacten op het gebied van leefbaarheid gaan vaak over het bemiddelen in overlastsituaties en het voorkomen van huisuitzettingen. In 2020 zijn er in totaal 1.204 dossiers (1.075 dossiers in 2019) aangemaakt omtrent leefbaarheid. We zien in 2020 een forse toename van zowel het aantal meldingen als het aantal opgevoerde dossiers. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat men meer thuis is door de maatregelen rond de Covid-19 crisis en men zich daardoor vaker stoort aan het gedrag van buren en omgevingsgeluiden.

Het Portefeuilleplan 2020-2030 vormt de vertaling van het doel ‘passende woningportefeuille’. Wij vinden onze woningportefeuille passend als deze aan de toekomstige vraag van onze (huidige én toekomstige) huurders voldoet. Dit doen we op het gebied van betaalbaarheid, beschikbaarheid, duurzaamheid en wonen en zorg. Ons beeld van de toekomstige vraag is gebaseerd op een gedegen analyse van de huidige portefeuille, de woningmarkt waarin wij werkzaam zijn en de verwachte demografische ontwikkelingen. Ook de gemeentelijke woonvisies en inzichten van onze andere partners dragen bij aan een goed inzicht in de toekomstige vraag.

We zijn een wendbare organisatie. Dit betekent dat we actief de samenwerking opzoeken met partners. Zo staan wij dicht bij de samenleving waarin wij werken en kunnen we inspelen op veranderingen. In 2020 hebben we hier onder andere op ingezet door verbinding te zoeken met huurders, gemeenten en huurdersbelangenorganisaties.

Huurders zijn op verschillende niveaus betrokken. Onze huurdersorganisaties Nieuw Elan en De Bewonersraad vertolken de stem van de huurders bij nieuwe beleidsvoornemens en wijzigingen van de dienstverlening voor het gehele bezit. Ook ondersteunen ze onze huurders bij wijkvernieuwing, woningverbetering en sloop/nieuwbouw. In wijken en complexen werken we samen met bewonerscommissies en klankbordgroepen. Bij woningverbetering en sloop heeft de individuele huurder, zoals beschreven in de Overlegwet, een stem om in te stemmen met een voorstel.

We betrekken huurdersorganisaties, bewonerscommissies en individuele huurders steeds vroeger bij nieuwe ontwikkelingen. Bijvoorbeeld door bewoners middels een enquête te vragen wat de wensen voor hun woning zijn. Bij het project Het Eiland in Sneek vragen we bewoners om mee te denken over hun nieuwe buurt. En in Leeuwarden, in de wijk Heechterp vragen we huurders, omwonenden en organisaties in de wijk om na te denken over de vertaling van de wijkvisie naar een gebiedsplan.

Dat is best spannend. Op de belangrijkste vragen van de bewoners hebben we vaak nog geen concreet antwoord. Dit leidt soms tot onzekerheid bij kwetsbare huurders. Toch leveren bewoners belangrijke informatie die ervoor zorgt dat de gebiedsplannen sterker worden. Een aantrekkelijke openbare ruimte, waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, wordt bijvoorbeeld belangrijk gevonden.

De intensiteit van samenwerken verschilt per gemeente. Dit is afhankelijk van de aard van de gemeente, de grootte van het aandeel woningen van Elkien in de gemeente en de ambities van een gemeente op het gebied van volkshuisvesting en samenwerking. Op steeds meer onderwerpen werken we samen in de gemeenten. Bijvoorbeeld bij het maken van de warmtetransitie visie, het realiseren van de ongedeelde stad en vitale dorpen of het zorg dragen voor huurders die door betalingsachterstanden in de problemen dreigen te raken. Hier is het convenant ‘vroegsignalering’ uit voortgekomen.

Bij kleine en grote vastgoedprojecten weten we elkaar al in een vroeg stadium steeds beter te vinden. Hierdoor verloopt het proces van ruimtelijke vergunningen veel soepeler. Bij de wijkvernieuwingsprojecten Heechterp (Leeuwarden) en Het Eiland (Súdwest-Fryslân) hebben we de samenwerking geïntensiveerd. Samen met de gemeente, bewoners en organisaties in de wijk werken we aan gebiedsgerichte plannen waarin we op zoek zijn naar de beste ideeën: welke woningen er moeten komen, hoe het groen moet worden ingericht en hoe we de energievoorziening in de toekomst gaan organiseren. Doordat bewoners en wijkorganisaties de wijk het beste kennen, komen we tot betere plannen.

Maar ook in wijken, dorpen en buurten werken we samen met de gemeenten, bewonersorganisaties en sociale wijk- en dorpenteams. In Leeuwarden werken we samen aan de ontwikkeling van wijk- en dorpskamers naar het voorbeeld van Akkrum. In Opsterland helpen we samen met Buurtbemiddeling om overlast op te lossen. In Súdwest-Fryslân hebben we samen met de gemeente en dorpsbelang gezorgd voor een toekomstbestendige ontwikkeling van de voormalige ASR-locatie.

Elkien maakt prestatieafspraken in de gemeenten Leeuwarden, Súdwest-Fryslân, Opsterland en Heerenveen. We doen dat tripartite: gemeente, corporatie en huurdersorganisatie hebben in dit proces een gelijkwaardige positie. Jaarlijks evalueren we het bod en de prestatieafspraken. Dat doen we zowel op de inhoud als op het proces. Ook bespreken we met de gemeenten wat de resultaten van de gemaakte afspraken zijn. Doordat we in de gemeenten meer en meer samenwerken in werkgroepen en projectteams komt steeds vaker input voor de bieding en voor de prestatieafspraken uit deze werkgroepen.

Het bod van Elkien gaat zowel over de benodigde veranderingen in de woningvoorraad als de benodigde inzet in het sociaal domein. Deze inzet voor het bod is vooraf besproken met de huurdersorganisaties. Hieruit kwam naar voren dat onderwerpen op het gebied van wonen, zorg en andere thema’s binnen het sociaal domein steeds belangrijker worden in de prestatieafspraken. Daarom hebben we dit onderwerp ook vooraan gezet in onze bieding.

Elkien zet betaalbaarheid voorop. Gelukkig merken we in de gesprekken over de prestatieafspraken dat de nadruk vooral ligt op betaalbaarheid en op de samenwerking om de uitstoot van CO₂ te beperken en wonen en zorg. We slagen er steeds beter in om concrete afspraken te maken over de samenwerking en de resultaten die we willen behalen. Belangrijk daarbij is de wederkerigheid: de inbreng van Elkien kan niet worden uitgevoerd zonder dat ook de gemeente en de huurdersorganisaties hun bijdrage leveren. Met de gemeente Leeuwarden hebben we afgesproken om in 2021 op basis van de nieuwe volkshuisvestelijke visie meerjarige afspraken te gaan maken.

Binnen Fryslân is een stichting actief waarin een aantal gemeenten, de provincie Fryslân en onderwijsinstellingen samenwerken om binnen Friesland maatschappelijke vraagstukken meer data gedreven te benaderen. Elkien is geen lid van de stichting, maar participeert wel actief in onderzoeken. Dit vanuit de visie dat het samenbrengen van data vanuit verschillende organisaties binnen het maatschappelijk domein leidt tot betere besluitvorming.

In 2020 is bijvoorbeeld een analyse gedaan waarin de koppeling is gelegd tussen het aanbod van zorggeschikte woningen van Elkien en het aanbod van zorgverlening (buurthuis, huisarts, fysiotherapeut, ziekenhuis). Daarnaast is er een armoede-monitor opgesteld. Deze monitor geeft bijvoorbeeld inzicht in het gebruik van (gemeentelijke) regeling op het gebied van armoede gecombineerd met (geanonimiseerde) inkomensgegevens. Deze combinatie kon voorheen niet worden gelegd. Voor Elkien erg relevant, bijvoorbeeld bij het voorkomen van huurachterstanden. Naast inhoudelijke kennis en inzicht in technische mogelijkheden leidt deelname aan DataFryslân ook tot meer samenwerking met andere corporaties in Friesland.

Elkien werkt samen met twee huurdersbelangenorganisaties:

• Stichting Huurdersplatform Nieuw Elan (hierna: Nieuw Elan) voor de plaatsen Leeuwarden, Wytgaard, Drachten en Sneek (met uitzondering van het Boschplein). In 2020 waren er 8.906 huurders van Elkien lid van Nieuw Elan
• Huurdersvereniging De Bewonersraad (hierna: De Bewonersraad) voor de gemeenten Opsterland, Heerenveen, De Fryske Marren, het buitengebied van de gemeente Súdwest-Fryslân, het Boschplein in Sneek en het buitengebied van de gemeente Leeuwarden (voormalig Boarnsterhim en voormalig Littenseradiel). In 2020 waren er 5.483 huurders van Elkien lid van De Bewonersraad

In 2020 hebben we niet alleen over inhoudelijke zaken gesproken met de huurdersbelangenorganisaties maar ook over de wijze waarop we willen samenwerken. We hebben een nieuw samenwerkingsconvenant opgesteld waarin we de afspraken met Nieuw Elan en De Bewonersraad hebben gemoderniseerd. Deze wordt nog afgerond. Vanzelfsprekend is de Wet op het overleg tussen huurder en verhuurder het uitgangspunt. Maar wij willen vooral samenwerken vanuit vertrouwen, met respect voor elkaars inbreng en door elkaar vroeg te betrekken bij het vormen van beleid en beleidsvoorstellen waar de huurdersorganisaties recht op informatie en advies hebben. We hebben bijvoorbeeld al vroeg met elkaar gesproken over het voorstel voor de jaarlijkse huurverhoging. De inbreng van de huurdersorganisaties in het informele gesprek heeft geleid tot een gewijzigd voorstel – en een positief advies!

Voorafgaand aan het opstellen van de biedingen per gemeente hebben we uitgebreid met elkaar gesproken over de ontwikkelingen die Elkien en de huurdersorganisaties zien en wat we belangrijk vinden in het bod en de prestatieafspraken. Hieruit kwamen voorstellen die ons bod en de vraag naar wederkerigheid versterkten. Samen hebben we een nieuw protocol voor sloop en sloop/nieuwbouw gemaakt. Dit is een actueel protocol waarin niet alleen de samenwerking bij sloopprojecten wordt versterkt maar we ook stilstaan bij vroegtijdig betrekken van bewoners bij sloopplannen en het verbeteren van informatie voor bewoners.

Nieuw Elan is actief betrokken bij de gesprekken met bewoners in Heechterp en Het Eiland en het participatieproces dat moet leiden tot een gebiedsplan. De Bewonersraad is betrokken bij de gesprekken met bewoners van Nij Ylostins. Zij volgt dit kritisch en geeft Elkien, waar nodig, adviezen vanuit haar rol als huurdersorganisatie.

De huurdersorganisaties gaven in 2020 gevraagd en ongevraagd advies over:

• zienswijze verkoop garageboxen
• ongevraagd advies op voorgenomen biedingen 2021
• reactie op jaarrekening en jaarverslag 2019
• algemene huurvoorwaarden Elkien
• huurverhoging 2020
• jaarplan en begroting 2020
• woningverbetering 270 woningen Julianalaan en Breitnerstraat te Leeuwarden
• woningverbetering plaatsen zonnepanelen 26 woningen Achter de Hiemen te Beetsterzwaag
• woningverbetering 31 woningen te Akkrum
• woningverbetering 57 woningen te Witmarsum
• woningverbetering 32 woningen met verkooplabel te Makkum
• woningverbetering 10 woningen te Grou
• woningverbetering 48 woningen Potterzijlstraat/Kaatsland Sneek (2e fase)
• woningverbetering 24 woningen Potterzijlstraat 2 – 48 Sneek (1e fase)
• sloop- en nieuwbouwplannen 31 woningen Nijdjipstrjitte fase 3 te Grou
• sloop- en nieuwbouwplannen 28 woningen Compagnonsstrjitte te Gorredijk

De ketensamenwerking met onze bouw- en onderhoudspartners is in 2020 door ontwikkeld. De contracten met de ketenpartners zijn aangepast zodat duidelijkere afspraken zijn gemaakt. De uitkomsten van de Ketenmeter van 2019 zijn opgepakt in ontwikkel- en verbeterteams en de resultaten hiervan worden in de processen opgenomen. In 2020 zijn de KPI’s met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden geïntroduceerd en is een nulmeting gedaan. Zo willen we met onze ketensamenwerking bereiken dat we nog beter, snel, goed en op betaalbare wijze werken aan onze woningportefeuille.

Het voorkomen en vroegtijdig oplossen van huurachterstanden is essentieel in het voorkomen van probleemsituaties en huisuitzettingen. Elkien zoekt daarom in een vroegtijdig stadium contact met de huurder om de oorzaak van een betalingsachterstand te bespreken. Daarbij wordt indien nodig de samenwerking met de wijk- en gebiedsteams gezocht. En er is in 2020 gewerkt aan het convenant vroegsignalering met de gemeenten. Helaas komt het voor dat er geen mogelijkheden zijn om de huurachterstand op te lossen en wordt middels een gerechtelijke procedure de huurovereenkomst ontbonden. In 2020 hadden we te maken met een tijdelijk verbod op huisuitzettingen. Daardoor, maar ook door de goede samenwerking met ons sociale netwerk, zijn in 2020 minder woningen ontruimd dan in voorgaande jaren.

In 2020 kregen we te maken met de gevolgen van Covid-19. Deze situatie heeft zowel invloed op de financiële situatie van een aanzienlijk aantal van onze huurders als op de manier waarop wij ons werk konden doen. Desondanks bleek de invloed op de huurachterstanden gelukkig beperkt. We spraken veel met huurders over inkomens die in negatieve zin beïnvloed werden door de crisis. Ongeveer 2% van onze huurders heeft zich gemeld met betalingsproblematiek naar aanleiding van Covid-19. We hebben met hen maatwerk oplossingen gezocht in de vorm van uitstel van betaling of betaling in termijnen. Daarnaast hebben we huurders geïnformeerd over de verschillende loketten van de overheid voor inkomensondersteuning.

Er is op verzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken een registratiepunt bij de Huurcommissie geopend voor huurders die door Covid-19 te maken krijgen met betalingsproblematiek en waarbij de verhuurder geen maatwerk oplossing kan bieden. Van iedere melding door een huurder krijgt ook de betreffende verhuurder bericht. In 2020 hebben zich daar geen huurders van Elkien gemeld.

In onze incassoprocedure is veel ruimte gecreëerd voor persoonlijk contact met huurders die betalingsproblemen hebben. Omdat het afleggen van huisbezoeken werd bemoeilijkt, hebben we meer inzet moeten plegen om op andere manieren alsnog in gesprek te komen met huurders en werd afstemming met betrokken hulpverlening minder eenvoudig. Door de inspanningen van onze Adviseurs Huurincasso is de financiële impact voor Elkien beperkt gebleven en hebben wij in 2020 zelfs een afname van de huurachterstand kunnen realiseren.

In 2020 is 62 keer een ontruiming aangezegd vanwege een huurachterstand. In 46 gevallen is de ontruiming voorkomen. In 16 gevallen hebben de ontruimingen vanwege een huurachterstand alsnog plaats moeten vinden (ten opzichte van 19 in 2019). Hiervan vonden er 12 ontruimingen vanwege huurachterstand plaats in de gemeente Leeuwarden, 2 in de gemeente Súdwest-Fryslân en 2 in de gemeente Opsterland.

Bij een overlastproces zet Elkien zich in om ontruimingen te voorkomen. Dit doen we door een meestal langdurig traject van veelvuldige bemiddeling en eventueel waarschuwen. Wanneer dit niet leidt tot een positief resultaat gaat Elkien over tot het sommeren van bewoners en de mogelijkheid tot het opstarten van een gerechtelijke procedure. Dat laatste middel wordt alleen bij extreme overlastveroorzakers ingezet. In 2020 kwam dit 4 keer voor.

Het komt voor dat er criminele activiteiten plaatsvinden in onze woningen. Het gaat dan om zaken als wietteelt, het verhandelen van harddrugs, verboden wapenbezit en prostitutie. Zodra deze meldingen binnenkomen, wordt de samenwerking gezocht met de politie. Als er voldoende aanknopingspunten zijn, doet de politie een instap in de woning en onderzoekt de ernst van de melding. Bij zware criminaliteit wordt op last van de burgemeester een woning voor enkele maanden gesloten. Elkien heeft in 2020 negen keer met een gemeentelijke woningsluiting te maken gehad. De sluiting varieerde van 3 tot 6 maanden. Met de betreffende gemeente vindt altijd goed overleg plaats over voorkoming van sluiting van de woning of het verkorten van sluitingstermijn.

In het overzicht worden de aantallen weergeven van de ontruimingen in 2020. In de ontruimingen vanwege huurachterstand zien we een afname, 16 ontruimingen vanwege huurachterstand in 2020 tegenover 24 in 2019. De ontruimingen vanwege overlast betreffen de procedures die Elkien zelf heeft opgestart vanwege overlast, woonfraude of technische gebreken. Tot slot de ontruimingen waarbij de burgemeester de bevoegdheid heeft om woningen gedurende enkele maanden te laten sluiten. Opgemerkt dient te worden dat de cijfers aangeven dat de aankondigingen en/of procedures in 2020 hebben plaatsgevonden maar dat de uitvoering of de beoordeling van de rechter een doorloop heeft in 2021.

We zien in 2020 een afname van het aantal klachten die naar de provinciale klachtencommissie zijn gestuurd. We trachten altijd eerst in overleg met de huurder een klacht op te lossen. Helaas komen we er niet altijd uit. Sinds 1 januari 2019 kunnen huurders extern een klacht over Elkien indienen bij de Provinciale Klachtencommissie woningcorporaties Fryslân (PKWF). De PKWF opereert onafhankelijk en is transparant. Vanuit deze positie adviseert zij het bestuur van Elkien over een ingediende klacht.

De Provinciale Klachtencommissie bestaat in 2020 uit 5 commissieleden:

• de heer drs. Th. R. Piersma (voorzitter)
• de heer mr. H.D. Postma (secretaris)
• mevrouw B.M. Holwerda (vice-voorzitter)
• de heer R.J. Boersma (lid)
• de heer J.S. Harkema (lid)

De Provinciale Klachtencommissie werkt volgens het Reglement Provinciale Klachtencommissie, welke te vinden is op de website van Vereniging van Friese Woningcorporaties. In 2020 heeft de PKWF van de 17 Elkien klachten: 2 gedeeltelijk ongegrond, 3 ongegrond, 10 niet ontvankelijk/afgehandeld en 2 niet ontvankelijk/niet in 2020 afgehandeld.

Om onze strategische- en portefeuilledoelstellingen te realiseren is een financieel gezond huishoudboekje een belangrijke randvoorwaarde.

In toenemende mate zien we dat het behalen van deze doelstellingen onder druk komt te staan. Elkien is er voor huurders met een bescheiden inkomen. Betaalbaarheid staat voorop; nu, maar ook in de toekomst. Elkien onderzoekt continue of haar strategische doelstellingen ook op de middellange- en lange termijn realiseerbaar zijn. De kosten van het realiseren van nieuwbouwprojecten en woningverbeteringsprojecten lopen steeds verder op, en de onderhoudslasten door het toepassen van nieuwe technieken die een bijdrage leveren aan onze duurzaamheidsopgave belangrijk hoger liggen dan voorheen. Daarnaast betaalt Elkien verhuurderheffing en zal op termijn ook vennootschapsbelasting betalen. Dit zijn tientallen miljoenen euro’s die Elkien daardoor niet kan aanwenden voor het bouwen en vernieuwen van woningen.

Er staat dus in toenemende mate spanning op de ambities van Elkien enerzijds en de financiële reikwijdte anderzijds. We monitoren daarom scherp op de meerjarige financiële en verantwoorde ontwikkeling van onze operationele kasstromen, ons financieel rendement en de omvang van ons eigen vermogen in relatie tot onze leningenportefeuille. We proberen om dit over een periode van 30 jaar te overzien zodat we hierop kunnen sturen en bijsturen. Voor de kortere termijn werken we met een zogeheten ‘rolling window’; dat wil zeggen dat we steeds voor een periode van maximaal drie jaar verplichtingen aangaan. Daarbuiten gelden ambities en intenties en communiceren we naar onze omgeving over onze inzet, over kansen maar ook over verantwoordelijkheid van derden en risico’s die zich op ons pad bevinden. Ambitieus én realistisch gaan daarmee hand in hand.

Bij Elkien is financiële sturing gericht op het bereiken van de strategische doelen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

• Financiële continuïteit van Elkien
• Optimale financieringsstructuur en de daaruit voortvloeiende rentekosten, gebaseerd op het gewenste risicoprofiel
• Efficiëntie van de bedrijfsvoering

Financiële continuïteit is belangrijk voor het waarmaken van onze doelstellingen. Om financieel gezond te blijven voert Elkien een actief financieel beleid met betrekking tot de kasstromen in de komende tientallen jaren. De samenhang tussen huurontwikkeling, bedrijfskosten, heffingen en rentekosten, gerelateerd aan de investeringsvolumes, speelt daarbij een belangrijke rol.

Om de huurverhoging zo laag mogelijk te houden beperken we waar mogelijk onze eigen bedrijfskosten. ‘Geen verrassingen’, is daarbij het devies. Daarom monitoren we onze uitgaven. Iedere twee maanden staan we letterlijk even stil; kijken we terug op de afgelopen periode, bezien we kritisch of we hebben gerealiseerd wat we ons hadden voorgenomen en sturen we eventueel bij.

De Meerjarenbegroting 2021-2025 monitoren wij aan de hand van de parameters in het financieel sturingskader. Dit bepaalt onder andere de koers voor het meerjarige beleid op het gebied van huur, onderhoud, bedrijfskosten en de transformatie van ons woningbezit. Het financieel sturingskader dat Elkien hanteert richt zich erop om minimaal aan de eisen te voldoen die de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) stellen. Boven op deze minimale financiële normen van deze externe toezichthouders hanteert Elkien een marge om risico’s te kunnen opvangen. Wij zien deze normen als streefwaarden waar wij op termijn naartoe willen bewegen.

Autoriteit Woningcorporaties (Aw)

De Aw beoordeelt vanaf 1 januari 2019 corporaties op basis van het gezamenlijk beoordelingskader Aw-WSW. De beoordeling van de Aw richt zich primair op de governance van Elkien. Bij het onderdeel bedrijfsmodel vaart de Aw op de inzichten van het WSW. Samen met het WSW beoordeelt de Aw de financiële continuïteit van Elkien. De Aw blijft corporaties en dus ook Elkien integraal beoordelen. Dit betekent dat de verschillende risicogebieden in onderlinge samenhang worden beoordeeld en dat de Aw (naast de beoordeling op basis van het gezamenlijk beoordelingskader) ook toezicht houdt op rechtmatigheid en integriteit.

Vóór 1 januari 2019 ontving Elkien jaarlijks een integrale beoordelingsbrief. In deze brief werden de elementen governance, financiële continuïteit, rechtmatigheid en integriteit integraal behandeld. Vanaf 1 januari 2019 ontvangt Elkien separate beoordelingen uit het gezamenlijk beoordelingskader Aw-WSW die daadwerkelijk onderzocht zijn. Over 2020 is door de Aw alleen een zogenoemde basisbeoordeling uitgevoerd. Daarbij heeft de Aw onder andere gekeken naar de beoordelingsbrief van het WSW, de managementletter en het accountantsverslag die de accountant heeft uitgebracht, maar ook naar het Jaarverslag over 2019 en onze meerjarenbegroting over 2020-2024. In haar brief d.d. 13 januari 2021 geeft de Aw aan dat ze geen verdiepende beoordeling zal uitvoeren en dat op alle beoordeelde onderdelen vanuit het gezamenlijk beoordelingskader geen verhoogd risico bestaat en er daardoor geen interventies worden opgelegd of aanvullende toezichtafspraken gemaakt behoeven te worden.

Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW)

Elkien voldoet aan de kredietwaardigheidstoets die het WSW eist voor borging van financiering. Wij hebben onze middelen in 2020 uitsluitend besteed in het belang van mensen met een laag inkomen in ons werkgebied door te zorgen voor betaalbare, goede huisvesting.

In maart 2020 is de impact van het Covid-19 virus op Nederland en de rest van de wereld groot geworden. Waar toen nog werd ingeschat dat dit tijdelijk zou zijn, hebben we anno 2021 nog steeds te maken met steeds meer impact van dit virus. Er is niet alleen sprake van gezondheidsrisico’s, inmiddels is de samenleving ontwricht en lijkt een economische recessie onafwendbaar. Met name de ontwrichting van de samenleving is zorgwerkend voor de samenleving als geheel, onze huurders en onze organisatie.

De impact van het Covid-19 virus betekent dat wij onze bedrijfsprocessen hebben afgestemd op de door het RIVM en de Rijksoverheid afgegeven richtlijnen en maatregelen. Nieuwe richtlijnen en ontwikkelingen monitoren we continu en volgen we op. Onze maatregelen zijn erop gericht om de gezondheid van onze medewerkers, huurders en relaties te beschermen en waar mogelijk de dienstverlening aan onze huurders te continueren.

De grootste te verwachten risico’s van het Covid-19 virus leken voor Elkien op dit moment vertraging van bouw- en renovatietrajecten, betalingsproblematiek bij huurders, uitstel van onderhoud, langere leegstand van verhuurde eenheden en uitval van medewerkers. We hebben geconstateerd dat dit vooralsnog geen bedreiging voor de bedrijfscontinuïteit vormt.

Gezien ons bedrijfsmodel liggen continuïteitsproblemen niet direct voor de hand om de volgende redenen:

• Huurstromen zijn omvangrijk en goed gespreid, wij zien op dit moment geen materiële impact op de inning van huren
• Het onroerend goed is normaal gesproken courant en waardevast en Elkien is voor onze kasstromen niet afhankelijk van verkopen
• De financiële ratio’s zijn goed en bieden de vereiste veiligheidsbuffers
• Medewerkers zijn voorzien van voldoende faciliteiten om het werk thuis in voldoende mate te kunnen uitvoeren.

Daarnaast hebben we niet direct te maken met een liquiditeitsrisico. Aantrekken van liquiditeiten bij de sectorbanken BNG/NWB is nu en naar verwachting komend jaar ook geen probleem. Ook een eventuele rentestijging heeft op korte termijn geen significante invloed op de kasstromen van Elkien.

Zo nodig kan getemporiseerd worden in onderhouds- en investeringsuitgaven om de uitgaande kasstroom en verzwaring van de financieringslast te beperken. Ook zijn er mogelijkheden om de flexibele of variabele kosten te verlagen. Daar waar noodzakelijk zullen wij ook gebruik maken van de maatregelen die de Rijksoverheid heeft afgekondigd om de economische gevolgen te beperken.

Een mogelijk effect kan zijn een verdere rentedaling waarbij de derivatenbanken ons aanspreken op het storten van onderpand (margin calls). Elkien voldeed in 2020 aan de stresstest waarbij gerekend wordt met 2% rentedaling en zal dit ook in 2021 blijven doen. Elkien beschikt over een ruime faciliteit, in de vorm van een liquiditeitenbuffer om aan de margin call verplichtingen te voldoen en om eventueel derivaten af te kopen indien de situatie ontstaat dat wij niet voldoen aan de stresstest.

Het jaar 2020 kenmerkte zich door een wederom sterk aangetrokken woningmarkt. Dit is een tendens die we al een aantal jaren onderkennen. Zowel in de koop- als huurmarkt blijft een toenemende interesse bestaan. Voor de woningportefeuille van Elkien heeft dit tot een stijging van de marktwaarde in verhuurde staat gezorgd.

De totale waarde van de portefeuille is met € 221 miljoen gegroeid naar een waarde van € 2.253 miljoen. Dit betreft een waardegroei van 11%. Deze positieve waardeontwikkeling is vooral het gevolg van een verder aangetrokken koopmarkt, waarin de toegenomen vraag en krapte resulteren in een groei van de zogenoemde leegwaarde van de vastgoedportefeuille. De al jarenlange lage rentestand speelt hierin een belangrijke rol.

De huurprijsontwikkeling van het sociale vastgoed heeft een neerwaartse invloed gehad op de waardeontwikkeling. Hoewel de ontwikkeling van de contracthuur positief is, blijft deze achter ten opzichte van 2019 door een gematigde huurverhoging en passend toewijzen. Hiermee wordt evenwel invulling gegeven aan onze maatschappelijke taak op het gebied van betaalbaarheid.

Met ingang van 2018 is ook het waarde-begrip beleidswaarde geïntroduceerd. Waar de marktwaarde in verhuurde staat inzicht geeft in de waarde voor een belegger, geeft de beleidswaarde aan welke “beklemming” ligt op deze waarde gegeven de sociaal maatschappelijke verantwoordelijkheden die een woningcorporatie heeft.

In de beleidswaarde wordt rekening gehouden met afslagen voor betaalbaarheid, beschikbaarheid, kwaliteit en beheer. Achtergrond hiervan is dat een woningcorporatie andere keuzes maakt ten aanzien van het onderhouden, beheren en verhuren van het bezit dan een belegger zou doen. Het verschil tussen de marktwaarde in verhuurde staat en de beleidswaarde is te beschouwen als de maatschappelijke bijdrage die een woningcorporatie doet. Voor Elkien betekent dit een verschil van € 886 miljoen (marktwaarde in verhuurde staat € 2.253 miljoen en beleidswaarde € 1.367 miljoen).

Omdat de beleidswaarde als nieuwwaarde begrip is geïntroduceerd en de uitkomsten geëvalueerd worden door WSW en Aw in samenspraak met de woningcorporaties, zal dit waardebegrip en de uitwerking en uitkomst de komende jaren steeds meer betekenis krijgen. Mogelijke onzekerheden in de uitgangspunten, die samenhangen met de verdere ontwikkeling van dit waarde-begrip, kunnen leiden tot aanpassingen in de komende jaren. Om duiding te geven tussen het verschil van de marktwaarde in verhuurde staat en de beleidswaarde kan in de vorm van de volgende afbeelding worden gegeven. Dit wordt ook wel aangeduid als de ‘waterval’ van marktwaarde naar beleidswaarde.

De beleidswaarde wordt bepaald door op 4 aspecten aanpassingen door te voeren in de uitgangspunten van de bepaling van de marktwaarde. De (lagere) waarde die ontstaat is de beleidswaarde.

1. In de bepaling van de beleidswaarde wordt uitgegaan dat de verhuureenheden beschikbaar dienen te blijven voor de doelgroep. Er wordt dus van uitgegaan dat het bezit niet wordt verkocht, maar blijvend wordt geëxploiteerd.
2. Voor de betaalbaarheid wordt ten behoeve van het passend toewijzen een lagere streefhuur gehanteerd dan in de markt mogelijk is.
3. In de beleidswaarde wordt daarnaast rekening gehouden met het feit dat Elkien een hogere kwaliteitsstandaard hanteert dan de markt. De hogere onderhoudskosten die wij daarvoor inzetten geven een afslag voor kwaliteit.
4. Tenslotte is er nog een afslag voor de hogere beheerkosten die Elkien maakt. Door efficiënt te werken proberen wij deze kosten zo laag mogelijk te houden en daarmee deze afslag te beperken.

Als deze vier afslagen zijn gecorrigeerd op de marktwaarde geeft dat een beleidswaarde van Elkien per ultimo 2020 van € 1.367 miljoen. De beleidswaarde is ten opzichte van 2019 van € 1.306 miljoen met € 61 miljoen gestegen naar € 1.367 miljoen. Dit is een minder hoge stijging dan de marktwaarde laat zien. Dit komt vooral doordat in de beleidswaarde een dempend effect zichtbaar is, doordat er gestuurd wordt op de lagere streefhuren van Elkien. Deze streefhuren zijn met de prijsinflatie gestegen, waar de markthuren een hogere stijging kennen. Daarnaast houden we rekening met hogere onderhoudslasten in de beleidswaarde ten opzichte van de markt. De ontwikkeling van de beleidswaarde in 2020 ten opzichte van 2019 is zichtbaar in het navolgende overzicht:

Bij investeringen in vastgoedprojecten kijken we of ze passen binnen de plannen voor de ontwikkeling van de portefeuille (die we met onze stakeholders hebben afgestemd) en of deze projecten voldoende rendement (gaan) opleveren. Daarmee bedoelen we niet dat we het onderste uit de kan willen halen of gaan voor maximaal rendement, maar wel dat we een financiële ondergrens formuleren om zeker te weten dat we én voldoende goede sociale huurwoningen beschikbaar hebben én altijd genoeg armslag hebben om de financiële continuïteit van Elkien blijvend te garanderen.

Overzicht onrendabele investeringen

Bij nieuwbouw van een woningcomplex spreken we van een onrendabel deel wanneer de marktwaarde van de stichtingskosten lager is dan het geïnvesteerde bedrag. Dit onrendabele deel brengen we als bijzondere waardeverandering in mindering op de boekwaarde van het betreffende complex. 

Resultaat

Het resultaat over 2020 is € 215 miljoen positief. Dit bedrag wordt toegevoegd aan het eigen vermogen van Elkien. Belangrijk om te vermelden is dat dit bedrag voor een groot deel (ruim € 219 miljoen) wordt verklaard door de stijging van de marktwaarde van de woningen van Elkien. Dit is natuurlijk een prachtig getal. Maar, dit deel van de winst wordt niet gerealiseerd door bijvoorbeeld extra huurinkomsten of door minder bedrijfsuitgaven; het is een ‘papieren winst’. Anders gezegd; er zijn geen extra kasstromen gerealiseerd die Elkien bijvoorbeeld kan aanwenden voor het investeren in haar bezit. Voor een goede beoordeling van de cijfers over 2020 wordt in het tweede overzicht ook nog onderscheid gemaakt tussen resultaten uit hoofde van de bedrijfsvoering en resultaten die (onder andere) worden bepaald door verslaggevingsregels.

Onderstaande tabel geeft het financieel resultaat over 2020 weer ten opzichte van ons Jaarplan 2020.

Als we naar de in december 2020 vastgestelde Meerjarenbegroting 2021-2025 kijken, zien we dat wij de kritische grenzen van kengetallen uit ons financieel sturingskader benaderen. We zien bijvoorbeeld dat de ICR per ultimo 2025 terugloopt naar 2,2 (norm 2,0), terwijl de LTV oploopt naar 63% (norm 70%). Vooral teruglopende huuropbrengsten, extra heffingen en stijgende kosten zorgen ervoor dat ook Elkien aanloopt tegen de grenzen van onze financiële mogelijkheden. Daarin is Elkien niet uniek. Het rapport Opgaven en middelen[1] geeft aan dat corporaties onvoldoende middelen beschikbaar hebben om alle maatschappelijke opgaven tot en met 2035 op te pakken.

Dat is voor ons reden om in het eerste kwartaal van 2021 in beeld te brengen welke bestedingsruimte we tot 2050 beschikbaar hebben voor sloop-, nieuwbouw-, woningverbeteringsprojecten en onderhoud, met als uitgangspunt dat we ook ná 2050 in continuïteit kunnen blijven voldoen aan het bekende drieluik; betaalbaarheid, beschikbaarheid en kwaliteit.

Onderstaande tabel geeft de belangrijkste ratio’s weer in historisch perspectief (op basis van de jaarrekeningen) en toekomstig perspectief (op basis van het Jaarplan 2021 incl. MJB 2021-2025).

[1] Rapport ‘Opgave en middelen corporatiesector’ van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties juni 2020

Bij Elkien hebben we voortdurend aandacht voor onze interne beheersing. Hiervoor gebruiken wij een integrale set aan maatregelen; ons management control systeem. De kern van dit systeem is onze planning & controlcyclus, aangevuld met het risicomanagement.

De spelregels die we hanteren binnen Elkien hebben we vastgelegd in ons toezichts- en toetsingskader.

Onze financiële positie beoordelen we voortdurend. Hiertoe hanteren we in ons financieel sturingskader parameters die volgens ons nodig zijn voor een gezonde bedrijfsvoering op lange termijn. Deze eigen parameters liggen hoger dan de eisen die de toezichthouders daaraan stellen. Dit doen we om risico’s tijdig op te kunnen vangen. Bovendien werken we met een zogeheten ‘rolling window’, dat wil zeggen dat we steeds voor een periode van maximaal drie jaar harde verplichtingen aangaan, zodat we flexibel blijven en bij kunnen sturen indien nodig.

Risicomanagement op operationeel niveau is het dagelijkse risicobeheer in de processen en projecten. Dit zijn voornamelijk risico’s als gevolg van het falen van mensen, systemen of processen. Voor deze risico’s hebben we passende beheersmaatregelen ingericht. Met behulp van onze Risico Management Tool monitoren we periodiek of deze beheersmaatregelen nog effectief zijn. Op pagina 38 van dit verslag zijn wij ingegaan op de risico’s voor Elkien gerelateerd aan de Covid-19 crisis en hoe wij daar als organisatie mee omgaan.

Strategische risico’s hebben een relatie met onze missie en strategische doelstellingen en vragen om maatwerk van directie, bestuur en management. Door toepassing van het principe van de ‘rolling window’ blijven we alert en sturen we op tijd bij als dat nodig is. De belangrijkste strategische risico’s worden in de volgende paragraaf toegelicht.

Iedereen verdient een thuis en wij zetten ons in om dat mogelijk te maken. Elkien biedt mensen met bescheiden inkomens betaalbare, duurzame en passende woningen. Hiertoe hebben wij drie strategische doelen geformuleerd; tevreden klanten, een passende woningportefeuille en een wendbare organisatie. De belangrijkste risico’s die het bereiken van deze doelstellingen in de weg kunnen staan worden hieronder genoemd.

Financiële relatie met de overheid (wet- en regelgeving)

De financiële relatie tussen corporaties en overheid krijgt vorm door middel van belastingen, zoals de btw, de integrale belastingplicht voor de vennootschapsbelasting, de verhuurderheffing en saneringsheffing. Maar ook door wetgeving rondom huur- en toewijzingsbeleid. De landelijke politiek heeft daarmee een belangrijke invloed op de mogelijkheid tot het uitvoeren van onze strategie. We anticiperen hierop door politieke ontwikkelingen nauwlettend te volgen en door onze financiële positie met risicobuffer continu te bewaken.

Demografische ontwikkelingen

De samenstelling van de bevolking en huishoudens wijzigt. Dit heeft gevolgen voor het type en de grootte van de benodigde woningen. Hierdoor lopen we het risico dat delen van het woningbezit niet meer aan de vraag voldoen. We zien voor Elkien extra risico's doordat in Friesland een verschuiving plaatsvindt van de plattelandsgebieden naar de stedelijke kernen. Hierdoor lopen we het risico op een toenemende leegstand in de krimp-gebieden. We spelen hierop in door jaarlijks een analyse te doen van de markt, de omgeving en ons bezit in combinatie met de financieel-economische ontwikkelingen. Op basis daarvan beoordelen we of herijking van ons portefeuilleplan nodig is.

Energietransitie

We hebben een forse verduurzamingsopgave opgenomen in ons portefeuilleplan, waarbij we uiterlijk in 2050 onze woningportefeuille CO2-neutraal willen hebben gemaakt. Wij monitoren en herijken jaarlijks onze pakketten van duurzaamheidsingrepen om deze energietransitie te realiseren. Maar, gezien de beperkte investeringsruimte zijn wij voor het behalen van deze doelstelling afhankelijk van technische ontwikkelingen die moeten leiden tot goedkopere oplossingen dan met de huidige stand van de techniek mogelijk is.

Funderingsproblematiek als gevolg van bodemdaling

Door de bodemdaling die in grote delen van ons land optreedt ontstaat het risico op funderingsproblemen zoals scheuren en verzakkingen van woningen. Ook de huurwoningen in bezit van Elkien kunnen te maken krijgen met funderingsproblemen. Daarom inventariseren we momenteel wat de funderingsschade is aan het woningbezit van Elkien voor de komende 5 jaar, de komende 10 jaar en de jaren daarna.

Financiering en Treasury

Elkien koos in het verleden voor het gebruik van derivaten om langjarig te zorgen voor een stabiele lage rente. Dit is belangrijk omdat we vastgoed waarin we investeren minimaal 50 jaar moeten financieren. Met renteswaps beschermen we ons tegen onverwachte rentestijgingen.  Op een deel van deze swaps is een ‘Credit Support Annex’ (CSA) van toepassing. Dit betekent dat bij rentestijgingen en -dalingen over en weer liquiditeiten gestort moeten worden tussen Elkien en derivatenbanken. Hiervoor houdt Elkien voldoende liquiditeitenbuffers aan en heeft daardoor gedurende heel 2020 voldaan aan de 2% stresstest op de actuele marktrente die de Autoriteit Woningcorporaties hiervoor hanteert. De afgelopen jaren heeft onze derivatenportefeuille veel aandacht gekregen door een dalende marktrente. Dit heeft geleid tot het afbouwen van onze derivatenposities waardoor het liquiditeitsrisico fors is verminderd.

Elkien voldoet aan de kredietwaardigheidstoets die het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) eist voor borging van financiering. In ons financieel sturingskader hanteren wij boven op de minimale financiële normen van externe toezichthouders een veilige marge om risico’s te kunnen opvangen. Voor de borgbaarheid van de financiering beoordeelt het WSW, naast de financiële ratio’s, het bedrijfsmodel aan de hand van het ‘Gezamenlijk Beoordelingskader Aw/WSW’. Elkien voert jaarlijkse ook een eigen beoordeling uit aan de hand van dit kader.

Informatiebeveiliging

Het gebruik van nieuwe technologieën brengt cyber- en privacyrisico’s met zich mee. In aanvulling hierop leidt strenge regelgeving rondom privacy ertoe dat sterkere controle en bescherming van gegevensverwerking en opslag van persoonsgegevens nodig zijn. Organisatiebreed zijn de benodigde maatregelen getroffen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Elkien onderneemt diverse activiteiten om ervoor te zorgen dat er blijvende aandacht is voor het belang van informatiebeveiliging en privacybescherming.

Financiële verslaglegging

Elkien heeft bij de bepaling van de belastinglast en -latenties in de jaarrekening een aantal standpunten ingenomen die bij de aangifte over de betreffende verslagjaren door de fiscus zullen worden getoetst. Deze toetsing kan mogelijk tot een discussie met de Belastingdienst leiden, waardoor mogelijk de fiscale last over 2020 en voorgaande jaren en de belastinglatenties nog wijzigen. Elkien heeft haar uitgangspunten gedegen onderbouwd en heeft zich hierbij laten adviseren door externe deskundigen.

Risico op fraude en niet-integer handelen

De medewerkers van Elkien werken dagelijks aan ons motto: ‘Iedereen verdient een thuis. Om thuis te kunnen geven aan collega’s, huurders en zakenpartners, handelen wij binnen Elkien vanuit onze kernwaarden: samen, duidelijk, doen. Integriteit vinden we hierbij belangrijk, daarom hebben we in 2020 ons integriteitsbeleid geactualiseerd evenals onze ‘meldregeling integriteit’ en hier aandacht aan besteed in de organisatie. Beide documenten zijn te vinden op onze website.

Risico’s rondom fraude en niet-integer handelen, en de beheersing daarvan, zijn onderwerpen die periodiek aandacht behoeven van het bestuur, de directie en management van een organisatie. Daarom voeren wij periodiek een frauderisico analyse uit die wij ook met onze Raad van Commissarissen bespreken. Dit ter ondersteuning van hun taak om erop toe te zien dat de organisatie passende maatregelen heeft getroffen om frauderisico’s te beheersen.  

De algemene conclusie van de frauderisico analyse is dat Elkien niet getypeerd wordt als een organisatie met een verhoogd frauderisico. Belangrijke bouwstenen voor fraudepreventie zijn aanwezig, zoals een integriteitscode, een klokkenluidersregeling, het aanstellen van vertrouwenspersonen, controle-technische functiescheidingen en een goed ontwikkeld risicomanagementsysteem waarin risico’s en beheersmaatregelen zijn beschreven en waarin periodiek controlemaatregelen worden uitgevoerd die, waar nodig, tot bijsturing leiden. Ook de controlerend accountant beoordeelt het risicomanagement, inclusief de frauderisicobeoordeling, binnen Elkien als adequaat en de controlefunctie als volwassen.

Op Elkien is de Governancecode Woningcorporaties 2020 van toepassing. Elkien bindt zich aan deze code en laat daarmee zien waar wij voor staan en waar wij op aan te spreken zijn. In de code zijn normen en waarden vastgelegd waaraan wij ons houden en waaraan wij getoetst kunnen worden. We laten ook zien dat we kwaliteit bieden en verantwoording willen afleggen aan de huurders binnen ons werkgebied. De Governancecode geeft richting aan de wijze waarop bestuur en Raad van Commissarissen functioneren en de wijze waarop zij verantwoording afleggen over hun resultaten. De Governancecode 2020 is in een implementatiesessie doorleefd met de Raad van Commissarissen. In de zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen is geconstateerd dat de Governancecode wordt toegepast.

Elkien heeft de Governancecode uitgewerkt in:

• Toezichtsvisie Raad van Commissarissen
• Statuten
• Reglementen RvC, Auditcommissie, Remuneratiecommissie, stakeholderscommissie
• Profielschets voor de Raad van Commissarissen
• Bestuursreglement Elkien
• Integriteitsbeleid en meldregeling integriteit

Deze documenten zijn te vinden op www.elkien.nl

Elkien hanteert het Bestuursreglement waarin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur zijn opgenomen. Per 1 januari 2019 is een herzien bestuursreglement van toepassing. De beloning van het bestuur is conform de Wet Normering Topinkomens (WNT) en wordt verantwoord in dit jaarverslag. Conform het besluit van de Raad van Commissarissen bestaat het bestuur vanaf 2021 uit twee directeur-bestuurders.

Nevenfuncties en PE-punten bestuurder

In 2020 oefende de heer Eppinga de volgende nevenfuncties uit:

• Voorzitter RvC Rabobank Noord en West Twente –01-01-2018 t/m 16-10-2020 (bezoldigd)
• Lid RvT Baalderborg Groep – 01-01-2018 t/m 16-10-2020 (bezoldigd)

Bestuurders van woningcorporaties zijn verplicht tot permanente educatie (PE). De heer Eppinga heeft in 2020 13 PE-punten behaald. 

Beoordeling functioneren van het bestuur

De Remuneratiecommissie heeft de beoordeling van het bestuur voorbereid en besproken met de RvC. De RvC is daarbij in de gelegenheid gesteld om de beoordeling aan te vullen en/of te nuanceren. De Remuneratiecommissie heeft op basis daarvan op 14 januari 2020 het bestuur positief beoordeeld aan de hand van de afgesproken doelstellingen voor 2019. Tevens zijn voor 2020 de doelstellingen door de Remuneratiecommissie met het bestuur besproken. Deze zijn tussentijds besproken op 16 juni 2020.

Remuneratie bestuur

Op de bezoldiging van het bestuur is de WNT van toepassing. De Raad van Commissarissen heeft de beloning van de heer Eppinga conform WNT toegepast. Daarnaast is voor de interim-periode de heer Van de Weg beloond conform WNT.

Raad van Commissarissen

In 2020 nam de Raad van Commissarissen afscheid van de heer Vermeulen vanwege de maximale benoemingstermijn. De werving van een nieuwe commissaris verliep volgens het reglement van de RvC, statuten en Woningwet. Na een positieve zienswijze van de Aw heeft in april 2020 de Raad mevrouw Hepping verwelkomd als nieuwe commissaris. Het introductieprogramma bestaande uit een rondrit langs het bezit, kennismaking met het managementteam en organisatie heeft vanwege de Covid-19 crisis beperkt en aangepast plaatsgevonden.

PE-punten RvC

De Raad van Commissarissen voldoet aan de in de Governancecode verplichte Permanente Educatie. Per twee jaar dient een commissaris 10 PE punten te behalen.

In 2020 hebben de leden van de Raad van Commissarissen aan deze verplichting voldaan.

Zelfevaluatie en implementatiesessie Governancecode

In overeenstemming met de Governancecode en de best practice ter zake evalueert de Raad van Commissarissen zichzelf jaarlijks. In 2020 heeft de Raad van Commissarissen de zelfevaluatie wederom uitgevoerd onder begeleiding van een extern adviseur, namelijk mevrouw M. Valk van Marian Valk Consultancy. De leden van de Raad hebben hiertoe intensief met elkaar gesproken. De zelfevaluatie is gecombineerd met de implementatiesessie Governancecode. Op basis van de uitkomsten van deze gesprekken is een actielijst vastgesteld in de vergadering van de Raad van december 2020. De uitvoering van de actiepunten vindt plaats in 2021.

Gezamenlijke visie op besturen en toezichthouden

De toezichtsvisie van de RvC is in 2019 vastgesteld en in 2020 aangepast, vanwege de herijking van het bestuursmodel. Artikel 1.1 van de Governancecode schrijft voor dat bestuur en RvC een gezamenlijke visie hebben op besturen en toezichthouden. Vanwege de bestuurswisseling kon deze in 2020 niet tot stand komen. De RvC heeft de directeur-bestuurder gevraagd samen met de nog te benoemen directeur-bestuurder in 2021 een visie op besturen te verwoorden om samen met de RvC vervolgens te komen tot een visie.

De Raad van commissarissen van Elkien bestaat uit vijf leden. Eind 2020 bestond de RvC uit de volgende leden:

• de heer A. Vlaskamp, voorzitter RvC, lid remuneratiecommissie
• de heer J. Cooijmans, vice-voorzitter RvC, voorzitter auditcommissie, voorzitter remuneratiecommissie
• mevrouw M. Sulter – Zeinstra, lid RvC, voorzitter stakeholderscommissie
• de heer H. Haerkens, lid RvC, lid auditcommissie
• mevrouw E. Hepping, lid RvC, lid stakeholderscommissie

De Raad van Commissarissen is in 2020 vier keer in plenaire vergadering bijeengekomen. Bij deze vergaderingen waren het bestuur, de directie, de concerncontroller en de bestuurssecretaris van Elkien aanwezig. De volgende onderwerpen kwamen aan bod:

• Financiën en control; hierin zijn onder andere het controleplan PWC, controlbrief, managementletter PWC, jaarplan en begroting 2021, treasuryjaarplan, prestatieafspraken, vennootschapsbelasting, fiscaal statuut, investeringsstatuut, controlplan 2020, Rapportage interimbevindingen PWC-migratie Xpand naar Tobias AX, huurverhoging 2020, jaarverslag 2019, bod 2021 en het herziene treasurybeleid aan bod gekomen. Ook is gesproken over de invulling van de rol van concerncontroller.
• Verslagen van de auditcommissie, stakeholderscommissie en remuneratiecommissie
• Doelstellingen en beoordeling bestuur
• 4 maandsrapportage, 8 maandsrapportage, 10 maandsrapportage
• Financiële gevolgen COVID-19
• Derivaten
• Compliance stresstest
• Borgingsbrief AW / WsW
• Beoordelingsbrief AW
• Voortgang werving en selectie Directeur-bestuurders
• Benchmark collegacorporaties
• Verslag klachtencommissie
• Governancecode Woningcorporaties
• Uitkomsten medewerkerstevredenheidsonderzoek

Daarnaast heeft de raad in 2020 de volgende zaken goed gekeurd of vastgesteld:

• Benoeming mevrouw E. Hepping tot huurderscommissaris
• Bezetting commissies
• Zelfevaluatie Raad van Commissarissen
• Beoordeling bestuurder 2019 en bezoldiging
• Projecten met een investering van meer dan € 3 miljoen
• Fiscaal statuut
• Investeringsstatuut;
• Interim-Controlplan 2020
• Huurverhoging 2020
• Visitatierapport
• Jaarverslag 2019
• Bod 2021
• Herzien Treasurybeleid en –statuut
• Integriteitsbeleid
• Afwikkeling Renteswap
• Roulatie accountant
• Bestuursmodel
• Profiel Directeur-bestuurder Algemeen en profiel Directeur-bestuurder Financieel – Vastgoed
• Benoeming Directeur–bestuurder profiel Financieel – Vastgoed
• Controleplan PWC
• Honorering commissarissen 2021
• Jaarplan en begroting 2021
• Treasuryjaarplan
• Aangepaste toezichtsvisie Raad van Commissarissen

In 2020 zijn geen themabijeenkomsten georganiseerd. De geplande bijeenkomsten hebben niet kunnen plaatsvinden in verband met de maatregelen rondom de Covid-19 crisis. Omdat in de themabijeenkomsten niet alleen het onderwerp en de inhoud van belang is, maar juist ook de interactie tussen RvC, bestuur en ook management en huurdersorganisaties daarbij van toegevoegde waarde is, is besloten de themabijeenkomsten niet digitaal te houden.

Overigens heeft de visitatie wel zoveel mogelijk op kantoor kunnen plaatsvinden. De RvC heeft daar ook een gesprek met de visitatiecommissie gehad. Daarnaast hebben enkele commissarissen separaat met de huurdersorganisaties gesproken. De Raad heeft geconstateerd dat zij in voldoende mate is geïnformeerd over actuele zaken die een externe impact hebben.

De Raad van commissarissen heeft drie commissies, te weten:

• Auditcommissie
• Remuneratiecommissie
• Stakeholderscommissie

De commissies zijn belast met het voorbereiden van het toezicht van de Raad van Commissarissen. Met de aanstelling van het nieuw lid van de Raad van Commissarissen, mevrouw E. Hepping, is de samenstelling van de commissies in 2020 gewijzigd.

De Auditcommissie

De Auditcommissie bereidt het toezicht van de Raad van Commissarissen voor op het terrein van (1) externe financiële rapportage, accountantscontrole en toepassing richtlijnen voor de jaarverslaggeving (2) benoeming en functioneren van de externe accountant (3) kwaliteit en effectiviteit van interne financiële en managementrapportages alsmede van systemen voor interne beheersing (4) naleving van interne procedures en van wet- en regelgeving.

In 2020 bestond de Auditcommissie uit de heer G.P. Vermeulen (voorzitter) en de heer J. Cooijmans (lid). Per juni 2020 is de samenstelling gewijzigd naar: de heer J. Cooijmans (voorzitter) en de heer H. Haerkens (lid). De vergaderingen van de Auditcommissie worden bijgewoond door het bestuur, de directeur, concerncontroller en de bestuurssecretaris van Elkien. De accountant was tweemaal bij de vergadering aanwezig. Namelijk bij het bespreken van het controleplan 2020 en de Managementletter.

De Auditcommissie vergaderde vier keer in 2020. De volgende onderwerpen kwamen in de vergadering aan bod:

• Investeringskaders
• Controlplan 2020 en controlbrieven
• Rapportage interimbevindingen PWC migratie Xpand naar Tobias AX
• 4 maandsrapportage, 8 maandsrapportage, 10 maandsrapportage, 12 maandsrapportage
• Huurverhoging 2020
• Fiscaal statuut
• Investeringsbesluiten
• Beoordelingsbrief WSW
• Beleidswijziging WSW
• Jaarverslag 2019
• Bod 2021
• Herzien treasurybeleid en –statuut
• Roulatie accountant en benoeming nieuwe accountant
• Financiële gevolgen COVID-19
• Verantwoording afwikkeling renteswap
• Borgingsbrief WsW
• Derivaten
• Managementletter PWC
• Concept jaarplan en begroting 2021
• Prestatieafspraken
• Treasuryjaarplan

De Remuneratiecommissie

De Remuneratiecommissie vervult de rol van werkgever van het bestuur. Daarnaast bereidt de Remuneratiecommissie zaken voor om het functioneren van het bestuur en de Raad van Commissarissen te borgen, zoals het benoemen van commissarissen en bestuurders, het voorbereiden van een passend introductieprogramma, de bezoldiging van commissarissen en het bestuur en het organiseren van de zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen en het voorbereiden van de jaarlijkse opdracht aan het bestuur. In 2020 bestond de Remuneratiecommissie uit de heer J. Cooijmans (voorzitter) en de heer A. Vlaskamp (lid). Daarnaast worden de vergaderingen bijgewoond door het bestuur en de bestuurssecretaris van Elkien. De directeur woont ook één vergadering bij.

De Remuneratiecommissie vergaderde in 2020 driemaal waarbij de volgende onderwerpen aan bod kwamen:

• Voortgang doelstellingen bestuur
• Vertrek bestuurder
• Evaluatie en aanpassing bestuursmodel
• Werving en selectie bestuurders
• Organisatie zelfevaluatie
• Beloning 2021 RvC

De Stakeholderscommissie

De stakeholderscommissie bereidt het toezicht van de Raad van Commissarissen voor ten aanzien van (1) de visie van het bestuur op de maatschappelijke positie van de woningbouwcorporatie (2) de vertaling daarvan in een missie, beleidsdoelstellingen en prestatieafspraken (3) de omgang, participatie en invloed van de door het bestuur als stakeholder aangemerkte partijen.

De commissie bestond uit mevrouw M.P. Sulter-Zeinstra (voorzitter) en de heer H. Haerkens. Vanaf juni volgde mevrouw E. Hepping (lid) de heer H. Haerkens op in de stakeholderscommissie. Daarnaast werden de vergaderingen bijgewoond door het bestuur en de bestuurssecretaris van Elkien.

De Stakeholderscommissie vergaderde in 2020 driemaal waarbij de volgende onderwerpen aan bod kwamen:

• Principe 4 governancecode 2020
• Wijkvisies Makkum, Gorredijk, Bolsward, Beetsterzwaag
• Adviesrapport integrale aanpak huurderstevredenheid
• Evaluatie samenwerkingsconvenant Patyna
• Evaluatie prestatieafspraken 2019
• Bod 2021
• Klanttevredenheid
• Toekomstvisie Heechterp

Naast de plenaire vergaderingen en de vergaderingen van de commissies heeft de Raad van Commissarissen in 2020 vergaderingen gehad met diverse stakeholders. Naast de diverse te bespreken onderwerpen, ziet de RvC deze vergaderingen als een moment waarop hij door belanghebbenden kan worden aangesproken op zijn gehouden toezicht, en hij hierover verantwoording kan afleggen.

Huurdersorganisaties

Het jaarlijkse overleg met de huurdersorganisaties heeft in oktober 2020 plaatsgevonden. Dit overleg vindt normaliter tweemaal per jaar plaats. Het overleg van april is vanwege de coronamaatregelen geannuleerd. In het overleg van oktober zijn onder andere de toezichtsvisie, de bestuurswisseling, de visitatie, de samenwerkingsovereenkomst met de huurdersorganisaties en de samenwerking met gemeenten besproken. Het contact met de huurdersorganisaties is open en constructief.

Ondernemingsraad

De Raad van Commissarissen heeft in 2020 eenmaal in oktober met de Ondernemingsraad gesproken. Dit overleg vindt normaliter tweemaal per jaar plaats. Het overleg van april is vanwege de coronamaatregelen geannuleerd. Wel heeft er in september een informele kennismaking plaatsgevonden tussen de Raad van Commissarissen en de Ondernemingsraad omdat de samenstelling van de OR is veranderd in 2020. In het formele overleg kwamen onder andere de bestuurswisseling, de toezichtsvisie, de visitatie en het medewerkersonderzoek aan bod. Het contact tussen de Raad van Commissarissen en de Ondernemingsraad verloopt open en constructief.

Accountant

De accountant heeft in 2020 geen apart overleg gevoerd met de RvC. Dit omdat de accountant zowel in september als in november 2020 heeft deelgenomen aan de vergadering van de auditcommissie. Hierin is het controleplan PWC besproken. Daarnaast is de managementletter PWC besproken. Hierin is besproken dat de basis goed op orde is bij Elkien en dat aanbevelingen van PwC snel worden opgevolgd. De resultaten van het overleg tussen de auditcommissie en de accountant zijn teruggekoppeld in de algemene RvC vergadering.

De leden van de Raad van Commissarissen zorgen ervoor om voortdurend op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in de branche en de benodigde kennis en ervaring op te doen. Zo zijn de commissarissen van Elkien lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en ontvangen de leden de informatie vanuit dit netwerk. Commissarissen nemen ook deel aan workshops en andere educatiebijeenkomsten. Daarnaast houden de Commissarissen vakliteratuur en de media bij. Ook ontvangen de leden van de Raad van Commissarissen relevante en interessante informatie van het bestuur en hebben zij toegang tot het intranet van Elkien. Via deze weg krijgen de leden op een transparante wijze inzicht in de documenten en de activiteiten binnen Elkien. Ook hebben de leden toegang tot de nieuwsfeed waarbij er automatisch een bericht verzonden wordt wanneer Elkien in de publiciteit is.

Elkien kent een beperkt aantal verbindingen binnen haar vennootschapsrechtelijke structuur. Dit volgt uit haar verbindingenbeleid welke in overeenstemming is met de Woningwet. Onderstaand volgt de verbindingenstructuur van Elkien.

Stichting Elkien is bestuurder en 100% aandeelhouder van Elkien Holding B.V.

Elkien Holding B.V. is bestuurder en 100% aandeelhouder van Elkien CPS B.V.

Elkien CPS BV is vennoot van de VOF Oppenhuizerweg, opgericht met Bouwfonds Ontwikkeling B.V. en Van Wijnen Projectontwikkeling Noord B.V. ten behoeve van het ontwikkelen, uitvoeren en realiseren van een bouwproject.

De statuten van Elkien Holding BV en Elkien CPS BV zijn conform de Woningwet in 2017 aangepast en goedgekeurd door de Autoriteit woningcorporaties.

Lidmaatschappen

Elkien is lid van:

• Aedes, de vereniging van woningcorporaties
• Vereniging van Friese Woningcorporaties
• Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW)
• De Nederlandse Vereniging Bestuurders Woningcorporaties NVBW
• CorporatieNL
• Gebruikersvereniging Aareon